Zásady zpracování osobních údajů

Nezisková organizace Proty boty, z. s.
účinné od: 1.9. 2025

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:
Proty boty, z. s.
IČO: 04043561
Sídlo: Sv. Čecha 1405/35a, 612 00 Brno
E-mail: info@protyboty.cz
Telefon: 739 472 387

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

• identifikační údaje (jméno, příjmení)
  • kontaktní údaje (e-mail, telefon, adresa)
  • údaje o finančních darech a platbách
  • fotografie a videozáznamy z našich programů a akcí (pouze se souhlasem)
  • citlivé osobní údaje – informace o zdravotním stavu, zdravotním postižení, výsledky diagnostiky, evaluace a konzultací

3. Účely a právní základ zpracování

• Komunikace se zájemci, klienty, jejich zákonnými zástupci a podporovateli – právní základ: oprávněný zájem (běžná komunikace a organizační informace), plnění smlouvy (v případě sjednané služby) nebo souhlas (např. newsletter).
  • Evidence dárců a podporovatelů – právní základ: oprávněný zájem správce a splnění právních povinností.
  • Organizace a administrace akcí a programů – právní základ: plnění smlouvy nebo oprávněný zájem.
  • Publikace fotografií a videí – právní základ: souhlas.
  • Zpracování citlivých údajů (zdravotní stav, diagnostika, evaluace) – právní základ: výslovný souhlas; účelem je kvalitní a bezpečné poskytování služby.
  • Předběžné posouzení zájemce o službu – již před zahájením fáze adaptace můžeme od zájemce o službu (nebo jeho zákonného zástupce) získávat základní osobní údaje a v nezbytném rozsahu také citlivé údaje (např. informace o zdravotním stavu). Tyto údaje získáváme zpravidla telefonicky a slouží výhradně k posouzení vhodnosti služby a přípravě adaptace. O jejich zpracování je zájemce vždy informován a záznam o udělení souhlasu je proveden do interní dokumentace.

4. Komu osobní údaje předáváme

Vaše údaje mohou být předávány pouze nezbytným zpracovatelům, kteří pro nás zajišťují:

• provoz IT služeb a webhostingu,
  
  
• provoz a zabezpečení online formulářů (Google Forms – Google LLC),
  
  
• účetní a daňové služby,
  
  
• e-mailingové služby,
  
  
• nástroje pro analýzu návštěvnosti webu (např. Google Analytics) za účelem statistického vyhodnocení a zlepšování našich služeb.

Se všemi zpracovateli máme uzavřeny smlouvy o zpracování osobních údajů v souladu s GDPR a přístup k údajům mají pouze pověřené osoby.

Citlivé údaje jsou zpřístupněny pouze osobám, které zajišťují bezpečný průběh poskytované služby a jsou vázány mlčenlivostí.

5. Elektronický sběr údajů

Pro sběr přihlášek a základních údajů využíváme službu Google Forms. Data jsou uložena v zabezpečeném prostředí a přístup mají pouze pověření pracovníci. Společnost Google LLC je naším smluvním zpracovatelem a splňuje požadavky GDPR včetně standardních smluvních doložek.

6. Doba uchovávání

Osobní i citlivé údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelu, pro který byly získány:

• Pokud je služba poskytována v rámci projektu nebo dotace – uchováváme kompletní dokumentaci (včetně osobních a citlivých údajů zájemců a klientů) po dobu stanovenou dotačními a projektovými podmínkami, zpravidla 10 let.
  
  
• Pokud služba není poskytována v rámci projektu nebo dotace – osobní a citlivé údaje uchováváme pouze po dobu trvání spolupráce a poté je bezpečně likvidujeme.
  
  
• Účetní doklady a dokumenty uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy, zpravidla 10 let od jejich vystavení.
  
  

Po uplynutí doby uchovávání jsou všechny údaje nevratně a bezpečně zlikvidovány (skartace dokumentů, výmaz z elektronických systémů).

7. Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu nebo výmaz, omezení zpracování, námitku proti zpracování, přenositelnost údajů a odvolání souhlasu. Pro uplatnění práv nás kontaktujte na [e-mail].

8. Zabezpečení údajů

Data jsou chráněna technickými a organizačními opatřeními, přístup mají pouze pověřené osoby. Citlivé údaje jsou uchovávány v uzamčených skříních nebo v chráněných elektronických úložištích.

9. Dozorový orgán

Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz), pokud se domníváte, že s vašimi údaji nakládáme v rozporu s právními předpisy.